マロン

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2007年11月12日 (月)

手帳で何を管理する?

手帳ネタの続きです。そもそも手帳を持つ目的はなんですかね?PCならゲームをしたいとか、単にブラウザとメールでネットを使うだけとか、ファイルサーバーにしたいとか、まあいろいろあるわけで、手帳でもそれは同じですね。

私の場合、手帳を持つことで何をしたいかを改めて考えてみました。それは…

(1) 長期・短期・期日明確・期日未定等々ToDoを忘れないこと
(2) 行動や仕事の予定(メインはPC&PDAなので手帳はあくまで万一のサブ)
(3) 日々何をやったかの記録(これが重要…だと思う)
(4) いろいろなメモ
(5) 目標と進捗・実績管理(仕事とプライベート)

ってところでしょうか。これ、全部できているわけではなくて、できたらいいなぁという希望&自戒の念をこめて書きました。さらに具体的には、私はいったい何を書きたいのだろう、と考えてみました。以下は私の場合かなぁ。

●スケジュール管理

無条件にPC(Outlook)&PDA(Windows Mobile&Agenda Fusion)であります。ただし、補完的に手帳にも先1ヶ月分くらいは書き写します。今の仕事では会議や外出などの予定はさほど多くなく、1日1件~2件程度なので、A5版かB6版ダイアリーのカレンダータイプのマンスリーで事足りるんですな。紙に書くことのメリットは一覧性なので、そういう意味でOutlookのマンスリービューを多用しておりますし、紙のものでもこの手のやつが欲しいです。ただしA5版くらいでないと欄が小さくて駄目であります。

●納期のはっきりしたToDo

納期がはっきりしているから忘れないだろうと思うと、さにあらず。結構忘れてしまうことが多いので要注意。これは紙の手帳のウィークリーのページで管理。OutlookのToDoだと、全部ごちゃーと並んでしまい、見ただけで萎えてしまうので好きじゃない。

●納期のはっきりしないToDo

管理職ですのでこういうのが沢山ありますが、電子的な管理ではこの手のToDoって苦手ですよね。したがって、紙の手帳のウィークリーのページで管理しましょうか。あまり手ごろなものが思い浮かばないのが難点。

●やったことの記録

これはOutlooktじゃぁ全然だめで、やはり紙に限ります。ただしスケジュールと一緒にするとごちゃごちゃになり見づらい。スケジュール(紙)と記録は別に書くべきですな。実は、これが自分的にはやらなくてはいけないけど一番できていない項目であります(汗)。

●アドレス

即決で電子管理です。紙管理なんてありえないでしょう。Outlookで管理して、PDA(Advanced W-ZERO3 [es])とNokia N73(Softbank 705NK)に同期です。だから、紙の手帳にアドレス帳は完璧に不要。ただし、バックアップはお忘れなくってことです。万一電子情報が全部無くなった場合でもなんとかなるように、紙のスケジュールに直近1~2週分は書き写しておくことが大事。携帯にもあるからと思っていると、PC側が消えてしまったときにそれに気づかず同期させてしまい無くなってしまうこともあるので、とにかくバックアップ必須。

●メモの類

個々の案件についての会議メモはリーガルパッドに書いて、案件毎に資料とともにマニラフォルダーに挟んでます。それ以外の仕事や諸々のメモですかね。会議のときは愛用の皮製パッドフォリオと関連するマニラフォルダーを持ち出せばOKです。

こうやってみると、まずは、「スケジュール管理」主体なのか、「記録系」主体なのかがまずは最初の分かれ道ですかね。前者だったらやはりバーティカルタイプが圧倒的に便利ですし、後者にバーティカルはあまり向いていないですな。「記録」するスペースが小さすぎるわけであります。私の場合は、「記録系」ということになります。

続きはまたそのうちに。

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