マロン

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2007年2月20日 (火)

マニラフォルダー、個別フォルダー、クリアファイル

私はリーガルパッドを使っていますが(と自慢していえるほど長く使っているわけでもないですが)、どのようにつかっているかといいますと、一つのサブジェクトについて一枚(足りなければ複数枚)とし、一枚に複数サブジェクトは絶対書きませんし、また使うのは片面だけです。もっとも、両面が綺麗につかえるほどに厚手で紙質がよいわけではないですし、両面使うのはマニラファイルに放り込んだときの検索性や視認性に難が出ます。

そして、書いたものは、会議などが終わったら、即座に切り離してデスク内の該当するキャビネット内のマニラファイルに挟み込みます。会議中でも1枚使い終わったら切り取ってその場ではリーガルパッドフォルダーの左側のフラップに挟みます。そして、会議で同時に配布された関連資料があればスティプラーでとめて同じくマニラファイルにはさみます。

ここでマニラファイルという言葉が出てきました。日本ですと事務用品メーカーから個別フォルダーといった名称で厚紙の二つ折りで耳つきフォルダーが出ています。形状と使い方は似ていますが、実は似て非なるものであります。というのも、日本の個別ファイルというのは、前述の通り厚紙で作られていて、雑誌のページをめくるようには行かず、どちらかといえば単行本をめくる感じに近いです。一方、マニラファイルは個別フォルダーほどの厚みはないですが、しなやかにできててそれでいて腰があります。すなわち、ファイルをめくる時に、個別フォルダーは硬い表紙のアルバムをめくる感じ、マニラファイルはやや厚手の表紙の雑誌をめくる感じです。どちらがめくりやすいかはいわずもがなです。個別フォルダーは書類束の表紙をかねており自立して保管することに主眼がおかれているのかもせんね。一方、マニラファイルはそれだけでデスクの中で自立することはなくて、ハンギングフォルダーに入れたりボックスファイルに入れたりするわけです。余談ですが、Windowsのフォルダアイコン、あれマニラフォルダの絵ですよね。

Office DEPOのマニラフォルダー
(File Folders LETTER SIZE ファイルフォルダー レターサイズ)
20070220.jpg
(LUMIX TZ1)

さて、書類を挟むといえば、小学生からビジネスマンまで愛用しているのが、クリアファイルです。一~数枚程度の書類をへんな折り目をつけずに持ち運ぶにはこれほどぴったりのものはありません。場所もとらず非常に軽量で丈夫にできています。ですが、これを個別フォルダ-やマニラフォルダーにするといろいろ不都合がおこります。

マニラフォルダーの表紙はしなやかにできていますので、中身を全部ばらして出さずとも雑誌をめくるように中の書類が何かを確認できます。個別フォルダーもマニラフォルダーほど使い勝手はよくありませんが、まあ、可能といえる範疇でしょう。ところが、クリアファイルは中身をある程度引っ張り出さないといけません。また、つるつるすべるのであまり書類をたくさん入れるのには適していませんし、積み上げると簡単に滑って崩れます。腰がない(厚口のものは別)のでボックスファイルに入れても、へにゃっとなってしまいます。また、自分で何か耳代わりを貼り付けない限りボックスファイルやハンギングフォルダーに入れると検索性に劣ります。これは、やはり書類をいためずに持ち運ぶ・送付するためのものだと割り切るべきでしょう。ビジネスで見積書などがクリアファイルに入れられて送付されてくるのは、そういう意味では本来の使い方でしょうね。逆に、クリアファイルに1cmを超えるような厚さにもなる書類を挟んでいる人を会議の席でみかけますが、そりゃちょっとどうかなぁって感じであります。

いずれにせよそれぞれ本来適した使い方ってのがあるので、うまく使い分けるのが一番です。ちなみに、上述のマニラフォルダ的な使い方をするなら個別フォルダは高価で不経済です。Office DEPOTで100枚入りのを2,000円を切る価格で買うのが一番安上がりです。

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